Adapter J'en Cloud! à votre méthode de travail

Les rôles d'administrateur et de Manager sont différents : l'Administrateur : Gère l’ensemble de la plateforme, crée et modifie tous les tableaux et scénarios, et administre les utilisateurs sans restriction. Le Manager : Dispose d’un espace dédié où il peut gérer uniquement ses propres tableaux et scénarios, sans accès aux autres projets ni aux paramètres globaux. Pour en savoir plus consultez cette documentation.

Avant d'entrer dans les explications fonctionnelles qui suivront dans les prochaines pages, il est important de faire un point sur la manière optimale d’utiliser J'en Cloud!.

L'application est conçue pour être flexible et peut être utilisée avec différentes méthodes de travail, que ce soient des méthodes agiles comme Kanban ou SCRUM, ou des méthodes non-agiles comme Eisenhower ou Waterfall.

Si vous n'êtes pas familier avec ces méthodes, ne vous inquiétez pas, nous allons vous donner les clés essentielles pour démarrer.

Différencier cartes et tâches

Tout d’abord, une recommandation importante : nous vous suggérons de ne pas considérer les cartes comme de simples tâches. Sur J'en Cloud!, nous préconisons de les voir plutôt comme des projets. Cela permet une meilleure visualisation globale et aide à réduire la charge mentale.

Contrairement à la méthode Kanban, où chaque carte est une tâche, nous préférons séparer les tâches des projets. Les tâches sont représentées par des lignes de sous-tâches au sein des cartes. Cela permet une organisation plus claire et plus efficace.

Définir les tableaux et les colonnes

Nous recommandons également que chaque tableau représente un service ou un secteur de votre entreprise, comme par exemple :

  • Facturation
  • Service commercial
  • Production
  • Travaux
  • SAV (Service Après-Vente)

Cela vous permettra de mieux structurer vos processus à une échelle plus large.

L'un des pièges courants que rencontrent les nouveaux utilisateurs de J'en Cloud! est de mal configurer les colonnes. Il est tentant de nommer une colonne d'après un client ou un projet spécifique, mais cela empêche d'exploiter tout le potentiel de l'outil.

Vos colonnes doivent représenter les étapes d’un processus, c'est-à-dire les phases d’accomplissement d’un projet. Elles s'enchaînent logiquement de gauche à droite, de la première à la dernière étape. N’oubliez pas d’inclure une colonne pour les projets en standby, cela peut toujours être utile pour gérer les pauses dans un projet.

Favoriser l’adoption par l’équipe

Enfin, parlons de l'adoption par les équipes. L'un des grands atouts de J'en Cloud! est son interface simple et ergonomique, favorisant une adoption rapide par les utilisateurs. Pour aider vos équipes à l'adopter, expliquez-leur que cela va leur simplifier la vie : la seule chose qu'elles auront à faire est de cocher des cases et de déplacer des cartes. C’est tout !

De nombreux collaborateurs peuvent être intimidés par des outils trop complexes, mais J'en Cloud! se veut justement intuitif et facile à prendre en main.

Conclusion

Maintenant que vous avez ces principes en tête, vous êtes prêt à plonger dans les pages suivantes où nous vous expliquerons en détail chaque fonctionnalité. L’objectif est de faire de J'en Cloud! un outil au service de votre efficacité et de celle de vos équipes.

Les pages qui vont suivre vous expliqueront comment utiliser J'en Cloud! en tant qu'Administrateur ou Manager du compte, les utilisateurs simple n'ont donc aucun intérêt particulier à parcourir les pages suivantes qui traiteront des thèmes :