Dans une entreprise, exécuter un processus à la lettre ou gérer des tâches répétitives peut s’avérer fastidieux. Il est facile d’oublier des tâches ou de ne pas respecter l’ordre prévu, ce qui entraîne des erreurs courantes. J'en Cloud! offre une solution simple et efficace pour automatiser ces tâches grâce aux scénarios.

Qu’est-ce qu’un scénario ?

Un scénario dans J'en Cloud! est une suite d’actions automatisées déclenchées lorsque vous déplacez une carte dans une colonne spécifique de votre tableau. Les scénarios, créés par le manager, permettent donc d’automatiser certaines actions selon le type de carte et l'étape du projet.

Un scénario est en amont créé par le manager d'équipe J'en Cloud via l'espace manager / Scénarios

Actions d’un scénario : mise en pratique

La création dynamique de tâches

Lorsqu'un scénario est créé par le manager, celui-ci défini un "comportement". Ce comportement peut être, par exemple, celui d'ajouter automatiquement des tâches lorsqu'une carte d'un certain "type", arrive dans une certaine colonne, d'un certain tableau (exemple: Je désire que toutes les cartes de type "Devis" ou "Facture" , créent une tâche "Envoyer le document au client par e-mail" destinée aux secrétaires, lorsqu'elles sont déplacées dans la colonne "Fin de rédaction").

Imaginons que ce type de scénario ai été créé par le manager... Pour l'exécuter, il me suffit donc de déplacer la bonne carte, dans la bonne colonne.

Aussitôt un message apparaît me proposant d'exécuter ou non le scénario, et le tour est joué.

Autres fonctionnalités des scénarios

  • Déplacement automatique de cartes : Un scénario peut également déplacer automatiquement une carte vers un autre tableau, par exemple, un tableau dédié au contrôle qualité. Si ce type de scénario est configuré, vous verrez la carte disparaître du tableau d’origine pour se retrouver dans le nouveau tableau une fois le scénario validé.
  • Cumul de scénarios : Les scénarios peuvent être combinés pour créer des processus complexes et adaptés à vos besoins. Ils peuvent ainsi coordonner plusieurs équipes ou étapes sans intervention manuelle répétitive.

Créez vos propres scénarios

Les scénarios sont hautement personnalisables mais ne peuvent être créés ou modifier que par un manager depuis un espace dédié. Les scénarios permettent :

  • L'automatisation des tâches : réduisez les risques d’oubli et améliorez l’efficacité en automatisant les tâches répétitives.
  • Le contrôle des processus : assurez une exécution conforme aux standards de votre entreprise en automatisant les étapes cruciales.
  • Une grande flexibilité et adaptabilité : adaptez les scénarios à votre organisation pour refléter les spécificités de vos projets.

Grâce à J'en Cloud!, les scénarios facilitent la gestion des processus en entreprise, réduisant les erreurs et améliorant la productivité. Expérimentez et adaptez vos scénarios pour optimiser vos projets !